Итак, в первую очередь давайте разберемся, чем является для вас совещание: формальностью и тратой времени, критикой и каторгой, поводом подраться и раздуть конфликт, поводом показаться и покрасоваться или местом для решения проблем, определения плана действий и т.д. Интересно, что большинство компаний последний вариант даже не имеют в виду. Есть компании, в которых абсолютно отсутствует культура организации и проведения совещаний и митингов (кстати, этот англоязычный термин уже прочно вошел в словарь бизнеса). Причем в головах большинства сотрудников совещание — нудный и никчемный процесс. На самом деле совещание — это самый главный инструмент как для большой корпорации, так и для семейной фирмы. В этой статье мы попробуем решить две задачи: как построить систему совещаний и как сделать эти совещания результативными.

Что значит митинг?

Когда мы говорим про создание системы митингов, подразумеваются совещания в очень широком смысле слова, которые в том или ином виде есть во всех компаниях:

• периодические глобальные совещания (ежегодные конференции, ежеквартальные митинги);

• периодические оперативные собрания, (ежемесячные заседания, еженедельные встречи, ежедневные планерки);

• периодические незапланированные телеконференции или собрания, посвященные текущему проекту или обсуждению новых возможностей;

• незапланированные сессии или созвоны, посвященные определенным проблемам или ситуациям. Митинги могут быть внутренние (совещания в рамках отдела, кросс-функциональные или корпоративные) и внешние (например, конференции с партнерами). Как правило, цель любого митинга — собрать людей, чтобы информировать их о чем-то плюс обсудить проблемные моменты, а также (!) побудить делать что-то.

Что такое результативный митинг?

Чтобы решить задачу, необходимо поставить для нее условия. Эффективность действительно качественных митингов заключается в следующих факторах:

1. Один лидер или ведущий.

2. Грамотное планирование и подготовка.

3. Заинтересованность участников и активная работа во время.

4. Зафиксированные результаты, выводы и план действий после.

5. Выполнение намеченного после митинга.

В целом организация митинга может представлять собой синоним реализации (!) мини-проекта, даже если речь идет о часовой планерке.

Какие простые инструменты необходимо создать и внедрить?

Регламент совещаний (Meeting Governance)

Годовое расписание митингов, на которое сориентированы коммуникации в организации, предполагает подготовку отчетов и презентации. В регламенте должны быть прописаны известные параметры (частота, название, местоположение, участники, обсуждаемые вопросы) и обязательно закреплена ответственность: кто составляет презентации для митинга, кто пишет протокол и т.д.

Алгоритм подготовки и проведения митинга (Meeting scheme)

Потратьте один раз время, чтобы составить алгоритм по подготовке и проведению типовых митингов, и

он будет служить шпаргалкой для контроля и учета всех необходимых шагов, в том числе в случае, если

это делегируется коллегам: что надо решить, что выбрать, вопрос для утверждения и т.д.

Приглашения в календаре почтовой системы (Meeting invitation)

Это безусловная необходимость, однако многие забывают о ней. Как результат — опоздания, забывания, плохая подготовка и другие организационные проблемы. Участники должны видеть и учитывать при планировании все совещания в своем календаре.

Повестка/Программа совещания (Meeting agenda)

Программу надо составлять всегда, хотя бы в форме краткого списка вопросов и целей совещания. Лучше сделать шаблон программы в Excel, чтобы удобнее было корректировать программу при изменениях длительности, времени или очередности выступлений.

Протокол совещания (Minutes of meeting)

Фиксировать договоренности надо всегда, даже если с первого взгляда все кажется однозначным. Шаблон протокола тоже лучше сделать в Excel: это позволит фильтровать план действий по ответственным, а также мониторить по датам.

Анкета обратной связи (Questionnaire)

При введении новых совещаний, новых форматов или участников совещаний обязательно надо составлять вопросники. Результаты удобно собирать и анализировать в электронном виде. Есть такие сайты, как monkeysurvey, где можно бесплатно и очень быстро составлять и использовать простые и понятные

анкеты. В целом использование инструментов может стать достаточным для того, чтобы проведение совещаний в компании стало эффективным и действенным процессом. Однако существуют некоторые моменты, которые могут омрачить этот процесс.

Какие существуют типовые проблемы и варианты их решения?

Побывав на нескольких неудачных, даже конфликтных митингах, не приводящих ни к каким действиям

участников, несложно составить список основных ошибок или ключевых рисков в планировании и организации таких мероприятий. А организовав несколько удачных митингов с информирующими и мотивирующими выступлениями, конструктивными обсуждениями и действенными планами, можно разработать решения и инструменты для уменьшения рисков и предупреждения этих ошибок. Ниже приведена таблица, которая является кратким обзором основных решений, шпаргалкой для ведущих совещаний, включает некоторые известные практики и инструменты, использующиеся при проведении совещаний, презентаций, тренингов и на переговорах.

Виктория Хотян

Мнение эксперта

Инна Климина, директор по развитию представительства компании «МДМ-Комплект» в г. Новосибирске:

Алгоритм эффективного совещания часто заключается не столько в грамотно разработанной и продуманной стратегии, сколько в компетентности и профессионализме той команды, которая представляет вашу компанию. На своем примере могу сказать, что любые совещания мы проводим по принципу «нет неважного человека». Каждый имеет свой взгляд на ситуацию и каждый его высказывает. В конечном итоге мы принимаем совместное решение. Мнение всех сотрудников учитывается, вне зависимости от того, подчиненный это или управляющий. Существует множество инструментов и практик проведения совещаний, но если не учитывать человеческий фактор, то эффективность таких совещаний будет сведена к нулю.

Версия для печати